Urząd Miasta wczoraj i dziś

Tydzień Trybunalski Środa, 01 lutego 201735
Po pierwsze pozbycie się tych urzędników, na których wpływa najwięcej skarg. Po drugie odchudzenie etatowe magistratu. Po trzecie, Urząd musi być otwarty i przyjazny mieszkańcom. No i po czwarte, przełamywanie stereotypów. Taką wizję Urzędu miał sekretarz miasta Piotrkowa… 20 lat temu. Jaka wizja przyświeca dziś kierującemu magistratem?
Urząd Miasta wczoraj i dziś

- W ubiegłym roku dokonano przeglądu kadry i stanowisk pracy w piotrkowskim Urzędzie Miejskim – pisał w marcu 1997 roku „Tydzień Trybunalski”. - Jednym z celów przeglądu było wyłonienie grupy pracowników posiadających predyspozycje do kontaktów interpersonalnych i powierzenie im kontaktów z mieszkańcami – mówił ówczesny sekretarz miasta Józef Gosławski.

Po pierwsze, sekretarz chciał powołać Wydział Programowania i Planowania, zreorganizować Wydział Gospodarki Miejskiej, rozszerzyć komputeryzację urzędu i dokonać „odchudzenia etatowego”. Pracownicy najsłabiej przygotowani zawodowo i tacy, do których adresuje się najwięcej skarg, mieli zostać zwolnieni. - Jest to przykra sprawa, ale przy nowoczesnej organizacji pracy konieczna – tłumaczył sekretarz miasta.

Po drugie: podejmowane miały być działania mogące przynieść korzystne rozwiązania dla mieszkańców Piotrkowa. - Kierownictwo i ja osobiście mamy wizję urzędu otwartego, przyjaznego mieszkańcowi. Chcemy przełamywać stereotypy – mówił Józef Gosławski. Wprowadzone zostaną zasady ocen pracowników urzędu. - Urzędnik jest pracownikiem obywateli, a nie odwrotnie. Urząd jest dobrem mieszkańców Piotrkowa, a nie dobrem urzędnika – mówił sekretarz.

Już w 97 r. w punkcie informacyjnym, który mieści się na parterze Urzędu Miejskiego, można było składać podania w różnych sprawach. Na parter miała zostać przeniesiona Agencja PKO. - W miarę możliwości będziemy dalej upraszczać metodologię kontaktów z obywatelami – obiecywał sekretarz.

20 lat temu w piotrkowskim Urzędzie Miasta raz w tygodniu analizowano skargi mieszkańców Piotrkowa. Mieszkańcy swoje uwagi i sugestie mogli przelać na papier i wrzucić do czerwonej skrzynki umieszczonej przy wejściu. Skargi brane były pod uwagę przy prowadzonej reorganizacji oraz przy funkcjonowaniu Urzędu. Ostatnim etapem reorganizacji miało być wprowadzenie uchwałą Rady Miasta nowego regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta.

Dziś Urzędem kieruje Bogdan Munik. Zapytaliśmy go więc, jaką on ma wizję funkcjonowania magistratu. Jak podkreśla sekretarz, w ciągu ostatnich 20 lat urzędnikom przybyło mnóstwo obowiązków. - Ilość zadań, w tym zleconych przez administrację rządową oraz spoczywających na powiecie grodzkim, realizowanych przez samorząd wzrosła o ponad 50% np. dopłata do akcyzy za paliwo rolnicze, stypendia dla uczniów, wyprawka szkolna, ośrodki szkolenia kierowców itp. - mówi. - W 2006 roku było blisko 271 etatów a obecnie 269. Wskazuje to na stabilność ilościową pomimo wzrostu zadań.

Po drugie skargi. Te oczywiście wpływają, ale utrzymują się na stałym poziomie. W 2016 roku np. nie odnotowano uzasadnionej skargi na pracownika. - Z tytułu skarg na pracowników nie były podejmowane tak drastyczne środki - mówi Bogdan Munik i dodaje, że Urząd Miasta w Piotrkowie Trybunalskim przed 2003 r. zorganizowany był w sposób typowy dla poprzedniego okresu, tj. niedostatecznie uwzględniający potrzeby mieszkańców - klientów urzędu, skoncentrowany na wewnętrznych mechanizmach, w oderwaniu od oczekiwań interesantów.

20 lat temu Urząd nie udostępniał interesantom żadnej informacji o obowiązujących procedurach, czyniąc dotarcie do potrzebnych informacji trudnym i karkołomnym zadaniem. Informacja o trybie załatwiania spraw, w żaden sposób nie była udostępniona do wiadomości klientów, którzy liczyć mogli tylko na własną operatywność i życzliwość urzędnika. Załatwianie spraw w Urzędzie Miasta było więc utrudnione i długotrwałe, wydłużone dodatkowo okresem pozyskiwania informacji wstępnych o tym, do której komórki organizacyjnej należy się zgłosić, jakie dokumenty przedłożyć, jakie wnieść opłaty, wreszcie jaki jest czas oczekiwania na załatwienie sprawy. Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego generował dodatkowy problem dla klientów poprzez zorganizowanie swojej pracy w dwóch, znacznie oddalonych od siebie siedzibach, nie zapewniając między nimi właściwej koordynacji. Pomimo wyposażenia znaczącej części stanowisk pracy w komputery, nie wykorzystywano informatyki w procesach pracy, w tym dla sprawniejszego przepływu informacji.


Dla zorganizowania zmian powołano odrębną komórkę organizacyjną pn. Biuro Obsługi Mieszkańców, której pierwotnym zadaniem było opracowanie koncepcji świadczenia usług administracyjnych uwzględniającej monitorowanie ich jakości i ciągłe doskonalenie.

Efekt? - Osiągamy wysoki poziom zadowolenia klientów z obsługi w BOM. Średnia wartość z lat 2004 – 2016 to zadowoleni 96,5%, niezadowoleni 3,5%. W trzech ostatnich latach tj. 2014 – 2016 wskaźnik nie spada poniżej 97% - mówi z dumą sekretarz. - Wskaźnik liczby klientów potwierdzających, że uzyskali oczekiwaną pomoc od obsługującego go urzędnika ma średnią wartością 91,1%.

 

Urzędowe ciekawostki
Średni czas obsługi/oczekiwania oraz liczba klientów

2004
średni czas obsługi klientów - 8 min.
średni czas oczekiwania klientów - 3,32 min.
liczba obsłużonych klientów – 51 658

2005
średni czas obsługi klientów - 5,97 min.
średni czas oczekiwania klientów - 2,55 min.
liczba obsłużonych klientów – 71 664

2006
średni czas obsługi klientów - 5,06 min.
średni czas oczekiwania klientów - 8,05 min.
liczba obsłużonych klientów - ok. 70 000 (awaria działania systemu V - VI)

2007
średni czas obsługi klientów - 5,04 min.
średni czas oczekiwania klientów - 37,5 (ustawowa wymiana dowodów osobistych)
liczba obsłużonych klientów – 80 793

2008
średni czas obsługi klientów - 4,2 min.
średni czas oczekiwania klientów - 5,2 min.

2009
średni czas obsługi klientów - 6,09 min.
średni czas oczekiwania klientów - 10,37 min.
liczba obsłużonych klientów – 116 366

2010
średni czas obsługi klientów - 6,33 min.
średni czas oczekiwania klientów - 14,11 min.
liczba obsłużonych klientów – 101 406

2011
średni czas obsługi klientów - 6,44 min.
średni czas oczekiwania klientów - 9,15 min.
liczba obsłużonych klientów – 101 886

2012
średni czas obsługi klientów - 7, 09 min.
średni czas oczekiwania klientów - 11,12 min.
liczba obsłużonych klientów – 86 005

2013
średni czas obsługi klientów - 7,29 min.
średni czas oczekiwania klientów - 12,01 min.
liczba obsłużonych klientów – 94 303

2014
średni czas obsługi klientów - 9,03 min.
średni czas oczekiwania klientów - 10,57 min.
liczba obsłużonych klientów – 106 045 (wyniki obejmują również stanowiska USC włączone do struktury BOM)

2015
średni czas obsługi klientów - 11,29 min.
średni czas oczekiwania klientów - 11,34 min.
liczba obsłużonych klientów – 92 099

2016
średni czas obsługi klientów - 14,15 min.
liczba obsłużonych klientów – 102 591

Rocznie ok. 100 000 osób załatwia sprawy w BOM.
Wzrost średniego czasu obsługi i oczekiwania klientów spowodowany jest zwiększoną liczbą osób załatwiających sprawy w UM, wynika też z dołączenia do struktury BOM delegatur USC oraz stanowiska ds. meldunkowych.

POLECAMY


Zainteresował temat?

2

1


Komentarze (35)

Zaloguj się: FacebookGoogleKonto ePiotrkow.pl
loading
Portal epiotrkow.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść wypowiedzi zamieszczanych przez użytkowników. Osoby komentujące czynią to na swoją odpowiedzialność karną lub cywilną.

gość ~gość (Gość)16.04.2018 10:39

Oczywiście nic nie robią zwykły obywatel jest nikim układy kolesiostwo nic się nie da załatwić w sprawach ważnych tragedia po co to wszystko tylko wydawane nasze pieniądze a gęby pełne frazesów tylko nagłośnienie spraw w mediach daje szanse

20


Franz ~Franz (Gość)01.02.2017 10:39

"Czasy się zmieniają a pan ciągle w komisjach".

100


:-) ~:-) (Gość)02.02.2017 11:19

"Rocznie ok. 100 000 osób załatwia sprawy w BOM."
A Piotrkowie mieszka podobno niecałe 80 tys. Tzn. jest zameldowanych, bo połowa jest w Anglii i Norwegii.

10


Zanzi ~Zanzi (Gość)01.02.2017 09:26

Jak można tak kłamać w żywe oczy? Jakie korzystne rozwiązania dla mieszkańców, gdzie ten otwarty i przyjazny urząd i dla kogo? Rozgonić to towarzystwo na cztery wiatry. Mózgi od siedzenia w murach już im całkiem odmawiają posłuszeństwa. A jedyne o co dbają, to swój święty spokój.

103


jaki ~jaki (Gość)01.02.2017 09:59

" Jarosław Polskę zbaw" już niebawem zrobi wietrzenie na Pasażu Rudowskiego

92


mom ~mom (Gość)01.02.2017 08:50

Cytuję:
Urzędnik jest pracownikiem obywateli, a nie odwrotnie. Urząd jest dobrem mieszkańców Piotrkowa, a nie dobrem urzędnika – mówił sekretarz.


Ładna fotka U.M. no i oczywiście wspaniałego parkingu .......... Panie Sekretarzu Bogdanie Muniek dla kogo jest ten parking czy dla urzędników czy dla petentów. Po samochodach widać, że 100% pojazdów to pojazdy urzędników. I to jest Urząd przyjazny mieszkańcom P.T. którym Pan dowodzi/zawiaduje ......... podobne parkingi; na Szkolnej, przy przychodniach, szkołach itd.

132


sklave sklaveranga01.02.2017 09:59

2004 średni czas obsługi klientów - 8 min.
2016 średni czas obsługi klientów - 14,15 min.
Prawie dwukrotnie wzrósł czas obsługi klientów!? Znaczy się co urzędnicy bardziej przykładają się do pracy, są bardziej przyjaźni klientowi. Nie nic z tych rzeczy, kilkanaście lat temu przychodziłeś do UM z kilkoma potrzebnymi papierkami by sprawę załatwić, w kilka dni. No a dziś donosisz co chwila kilogramy dokumentów i urzędasom ciągle jest ich mało i mało, bywa tak że buty zedrzesz a sprawy nie załatwisz.
Powstało coś w rodzaju urzędniczego perpetuum mobile, jedni wymyślają przepisy, drudzy je egzekwują a inni jeszcze tych poprzednich kontrolują no a tych kontrolujących kontrolują jeszcze inni. Tak więc widzicie że w tym całym galimatiasie nie ma czasu na pracę. No a urzędnik chce podwyżki dostać więc kombinuje i kombinuje co by tu jeszcze takiego wykombinować by wyglądała na to że mam tak dużo pracy.  Zobaczcie jak ci urzędnicy w urzędach biegają tak jakby robotą byli zawaleni. A to tylko taka zmyłka by przypadkiem petent nie zdążył o coś się zapytać. No albo praca przypadkiem go nie dogoniła.  Memy na http://sklave.manifo.com/aktualnosci

82


sky ~sky (Gość)01.02.2017 21:11

Ja dziękuję uprzejmie za przyjazny Urząd. Byłbym szczęśliwy gdyby gdyby go nie było. Urząd Miasta to najgorszy pasożyt , który niszczy wszelką przedsiębiorczość. Bezlitośnie okrada ludzi, którzy próbują coś robić. Pozostawia po sobie zniszczenia i ruinę gospodarczą miasta. Zatrudnienie w tym biurokratycznym molochu dawno przekroczyło granice absurdu. Czy wy nie widzicie, że to miasto z roku na rok wyludnia się i wymiera?

50


ala ~ala (Gość)01.02.2017 15:56

Sklave to się kiedyś z czegos ucieszy w którymś z komentarzy licznych, czy taki zgred przyspawany do fotela ekspert od wszystkiego zawodowa maruda..smutny typ

12


urzędnik ~urzędnik (Gość)01.02.2017 14:39

"Petent" ! Ciebie polubiłem i nic na to nie poradzę. Wpadnij jutro do Urzędu, załatwię Ci wszystkie Twoje sprawy w trybie "PILNE".

21


reklama

Materiał KWW Z SERCEM DLA PIOTRKOWA

reklama

Społeczność

Doceniamy za wyłączenie AdBlocka na naszym portalu. Postaramy się, aby reklamy nie zakłócały przeglądania strony. Jeśli jakaś reklama lub umiejscowienie jej spowoduje dyskomfort prosimy, poinformuj nas o tym!

Życzymy miłego przeglądania naszej strony!

zamknij komunikat