Digitalizacja w obszarze HR – co to jest?

To jedno z pytań, na które warto sobie odpowiedzieć, tym bardziej że w minionym roku w wielu firmach przebiegała gwałtownie. Instalowanie aplikacji, programów, przyspieszone szkolenia przez wyczerpanych informatyków. Działy HR nie mogły pozostać w tyle. Owszem, szkolenia i kursy na jakiś czas uległy zamrożeniu, by z czasem, choć częściowo, przekształcić się w wideokonferencje. Jednak inne procesy w firmie, jak te dotyczące pracowników, nie mogły nawet na chwilę się zatrzymać. Wynagrodzenia, urlopy, zwolnienia lekarskie, to niektóre z tych spraw, które działy HR muszą realizować na bieżąco.

W pracy HR najważniejszym jest posiadać dostęp do teczek osobowych pracowników, móc uzyskiwać ich podpisy na stosownych dokumentach, co przy pracy zdalnej stanowi wyzwanie. W wielu firmach obawę budzi kwestia bezpieczeństwa danych cyfrowych i często z tego wynika odkładanie w czasie procesów digitalizacji. Jakie rozwiązania w działach HR są podejmowane w celu usprawnienia digitalizacja, a jednocześnie zapewnienia bezpieczeństwa danych?

Dla chcącego nic trudnego

Elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji to rozwiązanie, które pozwala na tworzenie Elektronicznych Teczek Osobowych, które są mniej narażone na zniszczenie i bezpieczniej przechowywane. Bezpieczniej, pod warunkiem, że firma zadba o to, by dostęp do nich był ograniczony jedynie do konkretnych osób. Nie trzeba obawiać się o konieczność natychmiastowego przekształcenia wszystkich analogowych akt w cyfrowe, bowiem Państwowa Inspekcja Pracy jasno formułuje przepisy, że można podzielić pracowników, na tych, których teczki ulegną cyfryzacji i na tych, których dane pozostaną w formie papierowej.

Jednak jeśli już jakąś teczkę przekształcamy, ważne by było to w 100 procentach. Po tym procesie pracownik ma jakiś czas na odebranie papierowej wersji swoich dokumentów, a jeśli tego nie zrobi, jego teczką musi zostać zniszczona. Kwestia podpisów rozwiązana jest podpisem elektronicznym. Obecnie popularnością cieszą się mobilne podpisy kwalifikowane, które przechowywane są w chmurze certyfikowanego dostawcy. Wystarczy smartfon, aby mieć do nich dostęp. Podobnie, jak w bankowości elektronicznej, otrzymuje się pin weryfikujący tożsamość. W ten sposób przechowywane są podpisy zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej, dzięki czemu dział HR może realizować wszystkie sprawy administracyjne w firmie.

Co z bezpieczeństwem? Kontrolowany atak to jedno z narzędzi, które pozwoli na sprawdzenie zabezpieczeń w firmie. Wszystko na portalu dla pracowników powinno być szyfrowane, a pracownicy powinni używać długich haseł. 

Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z https://hrk.pl